Konzentriert aufs Wesentliche
Mit einem überraschend schlanken Instrument optimiert eine Wohnungsbaugenossenschaft in Hannover ihre Unternehmensstrategie

Moloch EDV: Immer dunkler, immer unbeherrschbarer erscheint vielen Wohnungsunternehmen das IT-Instrumentarium, das ihnen eigentlich die Arbeit erleichtern soll. Mit der Furcht, von der eigenen Maschinerie kontrolliert zu werden, wächst in den Leitungsetagen die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Gerade der aber tut mehr Not denn je. In Zeiten von KonTraG und Basel II bieten einzig verlässliche und transparent aufbereitete Daten die nötige Grundlage, um die neuen gesetzlichen Pflichten und Aufgaben zu erfüllen. Nicht nur kleine und mittlere Unternehmen hungern deshalb gerade für den strategischen Bereich nach Werkzeugen in überschaubarem Maßstab. Ein Hunger, der Raum schafft für innovative Ideen. bonPlan, ein Managementinstrument für die strategische Unternehmensplanung, ist eine davon. Entwickelt hat bonPlan das Berliner Consultingunternehmen bonkonsult. Arthur Fechner, Vorstandsmitglied des Spar- und Bauvereins in Hannover arbeitet seit einem Jahr mit der schlanken Lösung – und schwört auf ihre Vorzüge.

Vor drei Jahren trat Fechner sein Amt im Vorstand des Spar- und Bauvereins Hannover an: „Vorher war ich 30 Jahre bei einer Bank tätig und hatte deshalb recht konkrete Vorstellungen über das richtige Controlling. Beim Spar- und Bauverein fand ich ein umfangreiches Berichtswesen schon vor. Aber spätestens KonTraG und Basel II haben uns vor die Aufgabe gestellt, das alles zu systematisieren und auf eine zeitgemäße Plattform zu hieven.“

 

„Als Vorstand bin ich doch kein EDV-Crack. Ein Unternehmensleiter hat andere Aufgaben zu erfüllen. Ich brauche ein Instrument, das ich mit den üblichen Microsoftkenntnissen bedienen kann.“
Arthur Fechner, Vorstandsmitglied Spar- und Bauverein eG, Hannover

 



Auf der Suche nach gangbaren Wegen


Wie diese Plattform aussehen sollte, wußte Fechner. Sie zu finden war schwieriger. „Schon immer hatte ich den Wunsch nach einem Verfahren, bei dem die wesentlichen Unternehmensdaten auf meinem LapTop liegen und bei dem man ohne große EDV-Kenntnisse und ohne weitere Zuarbeit von Mitarbeitern Entwicklungsszenarien durchspielen kann. Zusammen mit dem Leiter unseres Rechnungswesens habe ich den Markt nach einer solchen Lösung durchkämmt – und nichts brauchbares gefunden.“

Zu mächtig, zu schwerfällig, zu komplex’ fanden Fechner und Udo Frommann, Leiter des Rechnungswesens beim Spar- und Bauverein, die angebotenen Lösungen. Fechner: „Diese ganzen großen Controlling-Systeme behandeln einfach viel zu viele Daten und funktionieren eher wie eine Blackbox. Man gibt irgendwo Daten ein und kriegt ein Ergebnis. Fein. Nur: Wie kommen die da drauf? Außerdem wollte ich in dieser Frage von unserem Systemanbieter unabhängig bleiben. Das Instrument sollte überdauern. Und zwar so lange wie ich will – und nicht wie Dritte wollen.“

In dieser Situation kam Fechner der Zufall zu Hilfe. Thomas Bonk, Unternehmensberater aus Berlin mit Spezialgebiet Immobilienwirtschaft, begleitete seine Consultingprojekte schon seit einiger Zeit mit einer hausgemachten Berichtssoftware: „Um unseren Kunden die Auswirkungen Ihrer strategischen Entscheidungen klar zu machen, brauchten wir ein Instrument, das schnelle, messbare Ergebnisse liefert,“ erzählt Bonk, „Genau das haben wir entwickelt. Nicht wie sonst üblich von unten nach oben, sondern von oben nach unten – mit der zentralen Fragestellung: Was braucht ein Geschäftsführer, was zieht er sich raus?“



Objekt der Spar-und Bauverein eG in der Fenskestraße
Der Spar- und Bauverein eG, gegründet 1885 in Hannover, ist nach eigenen Angaben die älteste und größte Spargenossenschaft Deutschlands – mit einem Volumen von mehr als 130 Millionen Euro. Hauptinstrument, um für die Sparguthaben der Mitglieder Renditen zu erwirtschaften, ist die Immobilie. 75 Mitarbeiter verwalten beim Spar- und Bauverein rund 8150 Wohnungen. Das sind rund drei Prozent des Gesamtbestandes der niedersächsichen Landeshauptstadt.
Neben der Bewirtschaftung des Bestandes ist die laufende Portfolioerweiterung für die Traditionsgenossenschaft weiterhin eine Perspektive – wenn auch „sicherlich nicht mehr in den Stückzahlen wie das in den vergangenen Jahrzehnten geschehen ist. Allein in Hannover stehen derzeit rund 8.000 Wohnungen leer,“ sagt Vorstandschef Arthur Fechner, „Das entspricht fast unserer Bestandsgröße!“



Instrument aus der Praxis


Unter dem Namen bonPlan wurde das Auswertungsprogramm mit den Anwendern ausgebaut und verbessert – zu einem Komplettangebot, das auch nach der eigentlichen Beratungsphase weitergenutzt werden kann. Mit einem Zeithorizont von zehn Jahren kann Fechner so Worst-Case-Betrachtungen und Szenarioanalysen erstellen. Sie führen nicht nur die Ergebnisse möglicher eigener unternehmerischer Entscheidungen, sondern auch die Auswirkungen sich ändernder Marktbedingungen vor Augen – alles im virtuellen Raum.

„In Sachen Risikomanagement und Unternehmensentwicklung ist bonplan für uns das strategische Instrument schlechthin,“ sagt Fechner, „Beim Überwachen möglicher Risiken etwa können wir problemlos durchspielen, wann und wodurch unsere Kennzahlen tangiert werden. Wo ist der Break-Even-Point? Wieviel Leerstand können wir vertragen? Wo schlägt das Betriebsergebnis um?“

Ist bonPlan die Idealsoftware, die schlank und wendig alle großen Konkurrenten spielend überholt? „Aber nein,“ sagt Thomas Bonk, „bonPlan ist überhaupt keine IT-Anwendung im eigentlichen Sinne. Es ist ein Auswertungsinstrument, nützlich nur für den, der bereit ist, die nötige Vorarbeit zu leisten.“ Und tatsächlich: was der Entscheider auf seinem Rechner hat, ist im Grunde nur ein durchdachtes, praxisorientiertes Berichtsmodul, das auf eine kleine Datenbank zurückgreift und Relationen darstellt, die sich bei geänderten Variablen ergeben.

In der Minimierung der Datenbank durch gründliches Nachdenken, in ihrer Reduktion auf das Wesentliche liegt deshalb die eigentlich überzeugende Leistung. Die bedeutsamsten Schritte erfolgen in der Vorbereitungsphase. „Wir erarbeiten mit dem Kunden zuerst eine umfassende und gründliche Analyse;“ erläutert Klaus Müller, Senior Consultant bei Bonkonsult. „Und auf deren Basis eine erfolgversprechende Strategie. Wirklich sinnvoll werden Szenarien doch erst vor dem Hintergrund einer soliden Unternehmenskonzeption – und nicht im luftleeren Raum.“



Planung mit individuellen Szenarien


Deshalb gehört zu bonPlan bis heute unabdingbar auch die Beratung, bei der atypische und typische Geschäftsvorfälle definiert, das erste Datenset festgelegt, die Werte auf Plausibilität überprüft und erfasst werden. Mit den daraus entwickelten Kennzahlen und Analysen lassen sich die „Stellschrauben“ für die künftige Planung kundenindividuell und sinnvoll konfigurieren. Die späteren Wahlmöglichkeiten der Strategen im Unternehmen lassen sich dadurch auf die überschaubare Anzahl jener Variablen beschränken, die wirklich wesentlich sind.

Einmal eingerichtet, beschränkte sich der Aufwand, der beim Spar- und Bauverein nötig ist, um die Datenwerte zu aktualisieren, auf die jährliche Eingabe von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. „Das mache ich derzeit noch persönlich und von Hand,“ sagt Frommann, und Fechner fügt hinzu: „Wobei wir alle beide gar nicht sicher sind, ob wir das anders haben wollen. Alle verlangen ja immer eine vollautomatische Datenübernahme. Als ob das der Weisheit letzter Schluss sei! Das eigenhändige Einpflegen hat große Vorteile: Es führt einem die eigenen Kennzahlen immer noch einmal vor Augen. Im Grunde ist doch jeder Unternehmensleiter froh, wenn ein Geschäftsbericht steht, die Bilanz abgeschlossen und aus dem Kopf ist. So aber beschäftigt man sich nochmal mit den Zahlen. Das hat sich in unserer Erfahrung als sehr positiv herausgestellt.“




größere Ansicht

„Basel II und das KonTraG waren wichtige Gründe für uns, mit bonPlan zu arbeiten. Die Weitergabe der Ergebnisse an Dritte wird durch die grafische Aufbereitung spürbar erleichtert. Das versteht jeder sofort.“
Arthur Fechner, Vorstand Spar- und Bauverein eG, Hannover



Auch die gewünschte Unabhängigkeit von Zuarbeiten der Mitarbeiter hat sich für Fechner voll erfüllt. Ein weiterer angenehmer Nebeneffekt: die üblichen Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Instrumente entfielen. Mit bonPlan arbeitet beim Spar- und Bauverein nur der Vorstand und der Leiter des Rechnungswesens – etwa wenn es darum geht, die offizielle Unternehmensplanung und die Wirtschaftspläne zu erstellen – nicht nur im Immobilienbereich, sondern auch für alle anderen Aktivitäten der Genossenschaft. Fechner: „Wir bearbeiten mit bonPlan natürlich auch ganz wesentliche Funktionen im Bereich unseres Spargeschäftes. Bei der Gestaltung der Zinssätze zum Beispiel.“




größere Ansicht

Ein weiterer Vorteil: die Belegbarkeit anstehender Entscheidungen und ihrer Grundlagen. bonPlan gibt die Ergebnisse der Szenarien optional als simulierte Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen oder als anschauliche Entwicklungsgrafiken aus. „Das versteht man sofort,“ schwärmt Fechner. So aufbereitet lassen sich mit den Daten nicht nur Aufsichtsgremien, Banken und die Mitgliederversammlungen leichter überzeugen, auch in Sachen Archivierung sieht sich der Vorstandschef unterstützt: „Alles wird so abgespeichert, dass wir auch im Nachhinein feststellen können: So war die Situation an diesem oder jenem Tag.“



Eins aber sehen Kunde und Berater übereinstimmend als wichtigstes Argument für den Erfolg ihrer gemeinsamen Arbeit: die Vielseitigkeit des Instruments, die sich aus der Verbindung von IT und Beratung ergibt. Thomas Bonk: „Für jemanden wie Arthur Fechner, der gerne auch alleine plant, ist bonPlan genauso geeignet wie für jemanden, der eigentlich eher eine grundlegende Strategieberatung braucht.“ Und Fechner: „Das Instrument betont den Wert des menschlichen Entscheidungsvermögens in einer IT-dominierten Welt. Das kommt mir sehr entgegen. Denn am Ende ist jedes Programm eben doch nur – ein mehr oder minder taugliches Werkzeug.“




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