Moloch EDV: Immer dunkler, immer unbeherrschbarer
erscheint vielen Wohnungsunternehmen das IT-Instrumentarium, das
ihnen eigentlich die Arbeit erleichtern soll. Mit der Furcht, von
der eigenen Maschinerie kontrolliert zu werden, wächst in den
Leitungsetagen die Gefahr, den Überblick zu verlieren. Gerade
der aber tut mehr Not denn je. In Zeiten von KonTraG und Basel II
bieten einzig verlässliche und transparent aufbereitete Daten
die nötige Grundlage, um die neuen gesetzlichen Pflichten und
Aufgaben zu erfüllen. Nicht nur kleine und mittlere Unternehmen
hungern deshalb gerade für den strategischen Bereich nach Werkzeugen
in überschaubarem Maßstab. Ein Hunger, der Raum schafft
für innovative Ideen. bonPlan, ein Managementinstrument für
die strategische Unternehmensplanung, ist eine davon. Entwickelt
hat bonPlan das Berliner Consultingunternehmen bonkonsult. Arthur
Fechner, Vorstandsmitglied des Spar- und Bauvereins in Hannover
arbeitet seit einem Jahr mit der schlanken Lösung – und
schwört auf ihre Vorzüge.
Vor drei Jahren trat Fechner sein Amt im Vorstand des Spar- und
Bauvereins Hannover an: „Vorher war ich 30 Jahre bei einer
Bank tätig und hatte deshalb recht konkrete Vorstellungen über
das richtige Controlling. Beim Spar- und Bauverein fand ich ein
umfangreiches Berichtswesen schon vor. Aber spätestens KonTraG
und Basel II haben uns vor die Aufgabe gestellt, das alles zu systematisieren
und auf eine zeitgemäße Plattform zu hieven.“
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„Als
Vorstand bin ich doch kein EDV-Crack. Ein Unternehmensleiter
hat andere Aufgaben zu erfüllen. Ich brauche ein Instrument,
das ich mit den üblichen Microsoftkenntnissen bedienen
kann.“
Arthur Fechner, Vorstandsmitglied Spar- und
Bauverein eG, Hannover
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Auf der Suche nach gangbaren Wegen
Wie diese Plattform aussehen sollte, wußte Fechner. Sie zu
finden war schwieriger. „Schon immer hatte ich den Wunsch
nach einem Verfahren, bei dem die wesentlichen Unternehmensdaten
auf meinem LapTop liegen und bei dem man ohne große EDV-Kenntnisse
und ohne weitere Zuarbeit von Mitarbeitern Entwicklungsszenarien
durchspielen kann. Zusammen mit dem Leiter unseres Rechnungswesens
habe ich den Markt nach einer solchen Lösung durchkämmt
– und nichts brauchbares gefunden.“
Zu mächtig, zu schwerfällig, zu komplex’ fanden
Fechner und Udo Frommann, Leiter des Rechnungswesens beim Spar-
und Bauverein, die angebotenen Lösungen. Fechner: „Diese
ganzen großen Controlling-Systeme behandeln einfach viel zu
viele Daten und funktionieren eher wie eine Blackbox. Man gibt irgendwo
Daten ein und kriegt ein Ergebnis. Fein. Nur: Wie kommen die da
drauf? Außerdem wollte ich in dieser Frage von unserem Systemanbieter
unabhängig bleiben. Das Instrument sollte überdauern.
Und zwar so lange wie ich will – und nicht wie Dritte wollen.“
In dieser Situation kam Fechner der Zufall zu Hilfe. Thomas Bonk,
Unternehmensberater aus Berlin mit Spezialgebiet Immobilienwirtschaft,
begleitete seine Consultingprojekte schon seit einiger Zeit mit
einer hausgemachten Berichtssoftware: „Um unseren Kunden die
Auswirkungen Ihrer strategischen Entscheidungen klar zu machen,
brauchten wir ein Instrument, das schnelle, messbare Ergebnisse
liefert,“ erzählt Bonk, „Genau das haben wir entwickelt.
Nicht wie sonst üblich von unten nach oben, sondern von oben
nach unten – mit der zentralen Fragestellung: Was braucht
ein Geschäftsführer, was zieht er sich raus?“
Objekt der Spar-und Bauverein eG in der Fenskestraße |
Der
Spar- und Bauverein eG, gegründet 1885 in Hannover, ist
nach eigenen Angaben die älteste und größte
Spargenossenschaft Deutschlands – mit einem Volumen von
mehr als 130 Millionen Euro. Hauptinstrument, um für die
Sparguthaben der Mitglieder Renditen zu erwirtschaften, ist
die Immobilie. 75 Mitarbeiter verwalten beim Spar- und Bauverein
rund 8150 Wohnungen. Das sind rund drei Prozent des Gesamtbestandes
der niedersächsichen Landeshauptstadt.
Neben der Bewirtschaftung des Bestandes ist die laufende Portfolioerweiterung
für die Traditionsgenossenschaft weiterhin eine Perspektive
– wenn auch „sicherlich nicht mehr in den Stückzahlen
wie das in den vergangenen Jahrzehnten geschehen ist. Allein
in Hannover stehen derzeit rund 8.000 Wohnungen leer,“
sagt Vorstandschef Arthur Fechner, „Das entspricht fast
unserer Bestandsgröße!“ |
Instrument aus der Praxis
Unter dem Namen bonPlan wurde das Auswertungsprogramm mit den Anwendern
ausgebaut und verbessert – zu einem Komplettangebot, das auch
nach der eigentlichen Beratungsphase weitergenutzt werden kann.
Mit einem Zeithorizont von zehn Jahren kann Fechner so Worst-Case-Betrachtungen
und Szenarioanalysen erstellen. Sie führen nicht nur die Ergebnisse
möglicher eigener unternehmerischer Entscheidungen, sondern
auch die Auswirkungen sich ändernder Marktbedingungen vor Augen
– alles im virtuellen Raum.
„In Sachen Risikomanagement und Unternehmensentwicklung ist
bonplan für uns das strategische Instrument schlechthin,“
sagt Fechner, „Beim Überwachen möglicher Risiken
etwa können wir problemlos durchspielen, wann und wodurch unsere
Kennzahlen tangiert werden. Wo ist der Break-Even-Point? Wieviel
Leerstand können wir vertragen? Wo schlägt das Betriebsergebnis
um?“
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Ist
bonPlan die Idealsoftware, die schlank und wendig alle großen
Konkurrenten spielend überholt? „Aber nein,“
sagt Thomas Bonk, „bonPlan ist überhaupt
keine IT-Anwendung im eigentlichen Sinne. Es ist ein Auswertungsinstrument,
nützlich nur für den, der bereit ist, die nötige
Vorarbeit zu leisten.“ Und tatsächlich: was der
Entscheider auf seinem Rechner hat, ist im Grunde nur ein
durchdachtes, praxisorientiertes Berichtsmodul, das auf eine
kleine Datenbank zurückgreift und Relationen darstellt,
die sich bei geänderten Variablen ergeben.
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In der Minimierung der Datenbank durch gründliches Nachdenken,
in ihrer Reduktion auf das Wesentliche liegt deshalb die eigentlich
überzeugende Leistung. Die bedeutsamsten Schritte erfolgen
in der Vorbereitungsphase. „Wir erarbeiten mit dem Kunden
zuerst eine umfassende und gründliche Analyse;“ erläutert
Klaus Müller, Senior Consultant bei Bonkonsult. „Und
auf deren Basis eine erfolgversprechende Strategie. Wirklich sinnvoll
werden Szenarien doch erst vor dem Hintergrund einer soliden Unternehmenskonzeption
– und nicht im luftleeren Raum.“
Planung mit individuellen Szenarien
Deshalb gehört zu bonPlan bis heute unabdingbar auch die Beratung,
bei der atypische und typische Geschäftsvorfälle definiert,
das erste Datenset festgelegt, die Werte auf Plausibilität
überprüft und erfasst werden. Mit den daraus entwickelten
Kennzahlen und Analysen lassen sich die „Stellschrauben“
für die künftige Planung kundenindividuell und sinnvoll
konfigurieren. Die späteren Wahlmöglichkeiten der Strategen
im Unternehmen lassen sich dadurch auf die überschaubare Anzahl
jener Variablen beschränken, die wirklich wesentlich sind.
Einmal eingerichtet, beschränkte sich der Aufwand, der beim
Spar- und Bauverein nötig ist, um die Datenwerte zu aktualisieren,
auf die jährliche Eingabe von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
„Das mache ich derzeit noch persönlich und von Hand,“
sagt Frommann, und Fechner fügt hinzu: „Wobei wir alle
beide gar nicht sicher sind, ob wir das anders haben wollen. Alle
verlangen ja immer eine vollautomatische Datenübernahme. Als
ob das der Weisheit letzter Schluss sei! Das eigenhändige Einpflegen
hat große Vorteile: Es führt einem die eigenen Kennzahlen
immer noch einmal vor Augen. Im Grunde ist doch jeder Unternehmensleiter
froh, wenn ein Geschäftsbericht steht, die Bilanz abgeschlossen
und aus dem Kopf ist. So aber beschäftigt man sich nochmal
mit den Zahlen. Das hat sich in unserer Erfahrung als sehr positiv
herausgestellt.“
größere
Ansicht |
„Basel
II und das KonTraG waren wichtige Gründe für uns,
mit bonPlan zu arbeiten. Die Weitergabe der Ergebnisse an
Dritte wird durch die grafische Aufbereitung spürbar
erleichtert. Das versteht jeder sofort.“
Arthur Fechner, Vorstand Spar- und Bauverein eG, Hannover
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Auch die gewünschte Unabhängigkeit von Zuarbeiten der
Mitarbeiter hat sich für Fechner voll erfüllt. Ein weiterer
angenehmer Nebeneffekt: die üblichen Schwierigkeiten bei der
Einführung neuer Instrumente entfielen. Mit bonPlan arbeitet
beim Spar- und Bauverein nur der Vorstand und der Leiter des Rechnungswesens
– etwa wenn es darum geht, die offizielle Unternehmensplanung
und die Wirtschaftspläne zu erstellen – nicht nur im
Immobilienbereich, sondern auch für alle anderen Aktivitäten
der Genossenschaft. Fechner: „Wir bearbeiten mit bonPlan natürlich
auch ganz wesentliche Funktionen im Bereich unseres Spargeschäftes.
Bei der Gestaltung der Zinssätze zum Beispiel.“
größere
Ansicht
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Ein
weiterer Vorteil: die Belegbarkeit anstehender Entscheidungen
und ihrer Grundlagen. bonPlan gibt die Ergebnisse der Szenarien
optional als simulierte Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen
oder als anschauliche Entwicklungsgrafiken aus. „Das
versteht man sofort,“ schwärmt Fechner. So aufbereitet
lassen sich mit den Daten nicht nur Aufsichtsgremien, Banken
und die Mitgliederversammlungen leichter überzeugen,
auch in Sachen Archivierung sieht sich der Vorstandschef unterstützt:
„Alles wird so abgespeichert, dass wir auch im Nachhinein
feststellen können: So war die Situation an diesem oder
jenem Tag.“ |
Eins aber sehen Kunde und Berater übereinstimmend als wichtigstes
Argument für den Erfolg ihrer gemeinsamen Arbeit: die Vielseitigkeit
des Instruments, die sich aus der Verbindung von IT und Beratung
ergibt. Thomas Bonk: „Für jemanden wie Arthur Fechner,
der gerne auch alleine plant, ist bonPlan genauso geeignet wie für
jemanden, der eigentlich eher eine grundlegende Strategieberatung
braucht.“ Und Fechner: „Das Instrument betont den Wert
des menschlichen Entscheidungsvermögens in einer IT-dominierten
Welt. Das kommt mir sehr entgegen. Denn am Ende ist jedes Programm
eben doch nur – ein mehr oder minder taugliches Werkzeug.“
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